Bloqumuzda bu mövzuya yer verməyimizə səbəb xidmətlə bağlı müraciət edən müştərilərimizin bu xidmətin detalları ilə maraqlanması oldu. Beləliklə əgər təmsil etdiyiniz şirkətin müştəriləri öz e-poçt ünvanlarını könüllü şəkildə Sizə veriblərsə və şirkətin hər həftə və ya hər ay onlara göndərmək üçün faydalı məlumatları varsa, o zaman şirkət e-mail marketinq xidmətindən istifadə edə bilər. Bu xidmət bir çoxlarına asan gəlsə də, əslində hazırlanma prosesi olduqca ciddi zaman alır. Bu xidmətdən faydalanmaq istəyənlər üçün mərhələləri açıqlayırıq:
Araşdırma - İlk öncə şirkətin bu xidmət üçün hazır olub olmadığı araşdırılır. E-mail marketinq davamlı proses olduğu üçün şirkət göndəriləcək məktubların müntəzəmliyini təşkil etməlidir. Bir sözlə şirkətdə daima yeniliklər baş verməlidir. Bundan əlavə şirkətin bazasında öz müştərilərinin könüllü şəkildi verdikləri kifayət qədər e-poçt ünvanları olmalıdır. Əgər şirkətin özünə məxsus e-mail bazası mövcud deyilsə, kənar mənbələrdən əldə etdiyi e-mail bazasına öz məhsul və ya xidmətləri ilə bağlı məktublar göndərməsi tövsiyə olunmur.
Aktiv və passiv e-maillar - Araşdırma mərhələsi bitdikdən sonra şirkətin təqdim etdiyi bazarda olan e-poçt ünvanlarının aktiv və ya passiv olması müəyyən olunur. Həmin e-poçt bazasında olan ünvanların statusunu yoxlamaq üçün xüsusi lisenziyalı proqram təminatından istifadə olunur. Həmin proqram təminatı e-poçt ünvanlarının hal-hazırda aktiv olub olmamasını müəyyən edir.
Mövzu və planlama - Bu mərhələdə tərəflər qarşılıqlı müzakirə əsasında müştərilərə göndəriləcək məktubların mövzularını müzakirə edirlər. Tərəflərin qarşılıqlı razılaşmasından sonra seçilmiş mövzuların mətnləri hazırlanır. Daha sonra mətnlər yoxlanılır və yazılı şəkildə təsdiqlənir. Təsdiqlənmiş mövzuların sayına görə onun 6 aylıq və ya 1 illik göndərilmə planı hazırlanır. Nümunə: Əgər 12 mövzu müəyyən olunubsa, hər aya 1 toplu mail göndərilməsi nəzərdə tutulur. Müştərinin fəaliyyət istiqamətindən və ya şirkət daxilində baş verən yeniliklərə əsasən mövzuların sayı arta, göndərilmə planı isə ayda 2-3 dəfəyə çata bilər. Maillərin göndərilməsi tarixi və saatı ilk 2-3 mail göndərildikdən sonra daha dəqiq müəyyən etmək mümkündür.
Dizayn işi - Bir çox maillərin oxunmama səbəbi onun mətni və dizaynının cəlbedici olmamasıdır. Maillərin insanlar tərəfindən müsbət qarşılanmasını təmin etmək üçün hər iki faktor önəmlidir. Təsdiq olunmuş mətnlər sifarişçi tərəfin saytının korporativ dəst-xəttinə uyğun dizayn olunur. Mailin “header” (başlıq) adlanan hissəsində onun loqosu və müştəri üçün önəmli ola biləcək menyu və alt menyuların başlıqları yerləşdirilir. Mailin “footer” (sonluq) hissəsində isə şirkətin əlaqə vasitələri, sosial media hesabları və ya digər çağırış tipli mesajı ola bilər. Əvvəlcədən yaradılmış “header” və “footer” dizayn dəsti-xətti və ya orada olan məlumatlar bir müddətdən sonra yenilənə bilər. Mövzuya uyğun hazırlanmış və təsdiq olunmuş mətnlər isə veb dizayner tərəfindən oxunaqlı və cəlbedici formada dizayn olunur. Dizayn olunmuş e-mail şablonları müzakirə olunması üçün müştəriyə göndərilir. E-mail marketinq xidmətində istifadə olunan şəkillər sifarişçi tərəfindən təqdim olunur. Nümunə: Göndəriləcək mailin mövzusu hansısa saç qurudan fendirsə, o zaman Sifarişçi həmin fenin şəklini və texniki məlumatlarını təqdim edir.
Proqramlaşdırma işi - Dizaynı təsdiq olunmuş hər bir e-mail şablonu proqramlaşdırılır. Maildə olan müvafiq menyu, alt menyu, sosial şəbəkələrə aid olan linklər yerləşdirilir ki, müştəri maili alıb həmin bölmələrə klik edəndə, saytın müvafiq bölməsinə keçid edə bilsin. Nümunə: əgər e-mail şablonunda “Haqqımızda” bölməsi varsa, onun üzərinə klik edən müştəri birbaşa saytın “Haqqımızda” bölməsinə keçid edə bilməlidir.
Lisenziyalı proqram və test mərhələsi - Xüsusi dizayn olunmuş və proqramlaşdırılmış mail şablonlarını göndərmək üçün lisenziyalı toplu mail göndərmə (mass mailling) proqramlarından istifadə olunur. Əgər müştərinin belə bir proqram təminatında aktiv hesabı mövcud deyilsə, o zaman müştərinin təqdim etdiyi e-mail bazası icraçı şirkətin hesabına (account) əlavə olunur. E-mail şablonu proqrama yükləndikdən sonra test kimi hər iki tərəfin e-poçt ünvanlarına göndərilir. Burada məqsəd dizayn olunmuş mail şablonun həm veb, həm də mobil cihazlarda normal açılmasını, o cümlədən linklərin doğru yerə gedib getmədiyini yoxlamaqdan ibarətdir. Test olunmuş mail şablonu əvvəlcədən təyin olunmuş tarix və saatda göndərilməsi üçün hazır vəziyyətə gətirilir və daha sonra göndərilir.
Hesabatlar - Mail şablonu göndərildikdən təxminən 10 gün sonra həmin mailin hesabatı hazır olunur. Hesabat özündə göndərilmiş mailin neçə nəfərə çatdığını, neçə nəfərin açıb oxuduğunu və neçə nəfərin sayta keçid etdiyini və digər detalları əks etdirə bilər. Şirkət müştərinin hansı maildən gəldiyini müəyyən etmək üçün “tracking code” generasiya olunmasını da istəyə bilər.
Məlumatların saxlanılması - E-mail marketinq xidmətindən istifadə edən şirkətlərin öz serveri olması tövsiyə olunur. Çünki icraçı şirkət müəyyən müddətdən sonra göndərilmiş mailləri öz serverindən hər hansı bir səbəbdən silə bilər. Bu isə öz növbəsində bir müştərinin həmin şirkət tərəfindən göndərilən mailə yenidən baxanda müəyyən elementlərin açılmamasına gətirib çıxara bilər. Bu kimi problemlərin olmaması üçün məlumatlar müştərinin öz serverində yerləşdirilməlidir.